Wann ist der richtige Zeitpunkt Aufgaben auszulagern?

Dein Online-Unternehmen wächst, dein Herzensbusiness gedeiht prächtig und die kostbare und ohnehin knappe Zeit in der Selbstständigkeit wird knapper. Arbeitsabläufe werden immer komplexer und zeitraubende Aufgaben nehmen in der Masse zu. Klar, als Solopreneur*in, oder Einzelunternehmer*in macht man alles selbst. Das hat zu Beginn den Vorteil, dass man den Überblick über alle anfallenden Aufgaben hat. Mit der Zeit und dem Wachstum deines Unternehmens, wird das jedoch schwieriger. Dann wird es ggf. Zeit erste Aufgaben an eine* Virtuelle Assistent*in auszulagern.
Ok, fangen wir nochmal von vorne an.

 

Wann ist der richtige Zeitpunkt um Aufgaben an eine Virtuelle Assistentin auszulagern Eileen Al-Zubairy

Diese 6 Fragen solltest du dir stellen, wenn du darüber nachdenkst, Aufgaben an eine Virtuelle Assistentin abzugeben!

Ein „erstes“ wichtiges Indiz ist, dass dein Unternehmen wächst, die Aufgaben komplexer werden und auch in der Quantität stark ansteigen. Dennoch ist der richtige Zeitpunkt sicherlich sehr individuell und hängt von vielen Faktoren ab.

Schaue dir genau jetzt ganz genau deine Unternehmensabläufe an und stelle dir folgende Fragen:

1. Wie viele produktive Stunden im Verhältnis zu nicht produktiven Stunden hast du?

2. Hast du (subjektiv) noch genügend Zeit, um dich um das Kerngeschäft zu kümmern?

3. Fressen dich die administrativen Aufgaben immer mehr auf?

4. Gibt es Aufgaben, die du rein theoretisch ohne große Zuarbeit komplett an jemanden übertragen kannst?

5. Könnte dein Unternehmen schneller wachsen, wenn du dich „nur“ mit deiner Kernkompetenz für deine Kernaufgaben einbringen würdest?

6. Würde dir das Abgeben von Aufgaben auch eine emotionale Erleichterung verschaffen?

Wie viele der Antworten sprechen für und wie viele sprechen gegen ein aktuelles Auslagern von Aufgaben an eine Virtuelle Assistent*in?

Problematisch wird es auf jeden Fall dann, wenn die produktiven Stunden, also die Stunden die Geld einbringen, von nicht produktiven Stunden übertroffen werden. Das bedeutet nämlich in der Regel, dass mehr Zeit in die Organisation des Unternehmens geht, als das du damit Geld verdienst. Die Organisation des Unternehmens ist natürlich auch weiterhin von großer Bedeutung, aber sicherlich lassen sich genau hier einige Arbeitsabläufe optimieren, automatisieren oder eben auslagern.

Pro und Contra-Liste Wann der richtige Zeitpunkt zum Auslagern von Aufgaben an VAs ist_Eileen Al-Zubairy

Was spricht für und was spricht gegen ein frühes Auslagern von Aufgaben an eine Virtuelle Assistent*in?

Contra:

♥  Lagerst du zu früh aus, hast du zwischenzeitlich sehr wahrscheinlich mehr Kosten als Einnahmen. Die Einkommenslücke muss frühzeitig eingeplant und gedeckt werden, um das Unternehmen nicht in Liquiditätsengpässe zu bringen

♥ Das Risiko den Umsatz im Anschluss nicht ausreichend steigern zu können, um die Kosten langfristig zu tragen ist höher, als wenn du später Aufgaben auslagerst.

Pro:

♥  Die Wahrscheinlichkeit, dass dein Unternehmen dadurch schneller wächst ist sehr viel höher, da du dich wieder vermehrt um dein Kerngeschäft kümmern kannst.

♥ Virtuelle Assistenten können meist kurzfristig und auch für nur wenige Stunden ins Unternehmen geholt werden. Eine langfristige Bindung wie durch das Einstellen eines Mitarbeiters in Voll- oder Teilzeit entfällt. Dies minimiert das unternehmerische Risiko.

 

Was spricht für und was spricht gegen ein spätes Auslagern von Aufgaben an eine Virtuelle Assistent*in?

Contra:

♥  Lagerst du zu spät aus, wird der Arbeitsaufwand sehr wahrscheinlich bereits sehr groß sein. Im schlimmsten Fall hast du bereits vor einiger Zeit aufgrund des Auftragsaufkommens den Überblick verloren.

♥ Der dadurch entstehende Zeitdruck und der ggf. fehlende Überblick macht auch die Übergabe von Aufgaben bedeutend schwieriger.

Pro:

♥  Du konntest in dieser Zeit jedoch das Geld für eine Freelancer*in sparen und erstmal genügend Einnahmen generieren, um diese Ausgabe auch wirklich bezahlen zu können.

 

Welche Aufgaben kann man an eine Virtuelle Assistentin auslagern_Eileen Al-Zubairy

Welche Aufgaben eignen sich zum Auslagern an Virtuelle Assistenten?

Die Entscheidung ist gefallen, du möchtest Aufgaben abgeben, delegieren oder auslagern, um dich wieder vermehrt um das Kerngeschäft kümmern zu können. Grundsätzlich entscheide ich ganz pragmatisch, nach drei übergeordneten Kriterien, um zu entscheiden welche Aufgaben ich auslagern sollte.

#1 Zeitersparnis

#2 Kompetenz

#3 Wachstum

#1 Zeitersparnis:

Es gibt Aufgaben, die zwar Spaß machen, aber die unverhältnismäßig viel Zeit kosten und darüber hinaus auch nicht zu den produktiven Stunden deines Businesses zählen. Aus unternehmerischer Sicht, ist es hier besonders sinnvoll, diese Aufgaben abzugeben oder auszulagern. Das geht natürlich nur, wenn sich diese Aufgaben auch delegieren lassen und nicht an dich als Person gebunden sind.

Ein Podcast, bei dem deine Stimme unerlässlich ist, kannst du schlecht abgeben. Die Prozesse drumrum, wie das Optimieren, Schneiden und Hochladen jedoch schon. Diese reinen administrativen oder technischen Aufgaben hängen nicht an dir als Person. Zudem ist in diesem Beispiel bis auf das Aufsprechen des Podcasts was du ohnehin weiter tun musst, kein weiteres zutun von dir erforderlich. Du kannst also den gesamten Prozess abgeben.

Ebenso verhält es sich zum Beispiel mit Pinterest. Sobald du und deine VA gut eingespielt seid bzw. sie ein optimales Onboarding hatte, wird die komplette Durchführung dieser Marketingmaßnahme durch sie erledigt. Besser geht es nicht! Und dein Marketing läuft wie von alleine, ohne großes zutun!

Genau das mache ich nämlich für meine Kundinnen, zusätzlich bekommen sie einmal im Monat eine für sie nachvollziehbare und verständliche Auswertung meines Pinterest Managements. Außerdem erfolgen in regelmäßigen Abständen auch Strategiegespräche, um sicherzustellen, dass man noch auf dem gleichen Weg ist oder um neue Strategien zu besprechen. Das funktioniert einwandfrei und meine Kundinnen können sich bzgl. des Pinterest Management komplett rausziehen, sofern sie das wünschen und haben somit den Kopf frei für essentielle andere Tätigkeiten.

#2 Kompetenz:

Es gibt aber auch Aufgaben, die eine gewisse fachliche Kompetenz oder tiefgehendes Wissen erfordern. Wissen kann man sich natürlich aneignen, aber auch hier steht das Verhältnis zur Zeit wieder im Fokus. Stelle dir hierbei die Frage:

Wie viel nicht produktive Zeit brauchst du, um dir dieses Wissen anzueignen?

Wie viel Aufwand musst du betreiben, um auf dem Laufenden zu bleiben?

Wieder bietet sich das Beispiel von Pinterest an. Es benötigt viel Zeit sich in Pinterest fürs Business einzuarbeiten, damit ist es aber noch nicht getan. Denn Pinterest wie auch Google, Instagram oder Facebook ändern ganz gerne ihre Algorithmen. Genau diese sind aber von essentieller Bedeutung, um sichtbar zu werden über diese Plattformen. Kennt man nicht die neusten Parameter, Trends oder Änderungen bleibt man schnell auf der Strecke und die Zeit die man rudimentär damit verbringt verpufft einfach. Pinterest hat in den letzten 12 Monaten derart viele große Änderungen eingespielt, dass es selbst für erfahrene Pinterest Manager*innen wie mich eine zeitliche Herausforderung war dranzubleiben. Und auch wenn dir diese Aufgabe womöglich sehr viel Spaß macht, zählt sie wieder NICHT zu den produktiven Stunden.

Dann gilt es aus unternehmerischer Sicht draufzuschauen und zu entscheiden, ob diese Aufgabe wirklich von dir ausgeführt werden MUSS oder ob es sinnvoll ist, diese Aufgabe an eine Virtuelle Assistentin abzugeben. Ein weiteres klassisches Beispiel ist die Buchhaltung. Die wenigsten von uns wissen genug, um diese oftmals leidige aber wichtige Aufgabe zu 100 % korrekt auszuführen. Daher ist dies bei vielen Unternehmerinnen oft die erste Aufgabe die abgegeben wird.

#3 Wachstum:

Darüber hinaus gibt es natürlich auch noch weitere Gründe Aufgaben auszulagern, zu delegieren oder generell abzugeben. Denn mehr produktive Zeit bedeutet auch mehr Einnahmen und somit weiteres Wachstum. Das kann auch dazu führen, dass du Subunternehmer*innen in dein Business dazu holst, die dann für dich Aufgaben im Bereich der produktiven Zeit übernehmen und somit zusätzliches Einkommen generieren. Dazu erzähle ich dir gerne mehr in einem weiteren Blogartikel.

Neugierig auf die nächsten Schritte?

Du bist neugierig geworden und möchtest mehr darüber wissen was es sonst noch zu beachten gibt, wenn du Aufgaben an Virtuelle Assistent*innen abgeben willst? Vielleicht keimt auch schon lange der Gedanke in dir, dein Pinterest Management auslagern oder SEO-optimierte Blogbeiträge schreiben zu lassen, statt dich Monat für Monat damit zu quälen?

Dann kontaktiere mich gerne und erzähle mir von deiner Mission. Wenn es auch zu meiner Mission passt, dann schicke ich dir gerne meinen Terminkalender und du kannst dir ein unverbindliches Kennlerngespräch buchen. Ich freue mich von dir zu lesen!